Eventi aziendali: odi et amo
Partecipazione caldamente consigliata. Presenza obbligatoria. RSVP.
Che si tratti di una convention o di una cena di gala, nulla divide un ufficio in fazioni come la partecipazione a un evento. Alcuni considerano gli eventi aziendali come un furto di tempo libero e trovano ogni scusa – dalla pioggia al raffreddore – per evitare l’incombenza. L’altro lato della barricata, che si schiera decisamente a favore, inizia i preparativi mesi prima (con tanto di outfit abbinato ai colori della brand identity).
Che siate pro o contro, è innegabile che gli eventi restino un momento fondamentale di aggregazione ed engagement per le aziende. La digitalizzazione e dematerializzazione delle nostre vite si contrappone alla voglia perdurante di relazionarci con i nostri simili.
Anche nel 2023 rimaniamo animali sociali.
Ma cosa si nasconde dietro le quinte di un evento ben riuscito? Sicuramente un’organizzazione metodica (a tratti maniacale). E soprattutto una gestione impeccabile. Nulla può rovinare un evento ben organizzato come una cattiva supervisione di cose e persone (e a volte animali). La verità è che la riuscita di un evento ha più a che fare con la gestione dell’imprevisto (e del probabile panico del cliente) che con il glamour del MET GALA che ammiriamo ogni primavera.
Di coulis di fragole, treni persi e tacchi rotti.
Chi ha esperienza con l’attività di babysitter (e con la legge di Murphy) potrà capire: cosa mai potrebbe andare storto con 100/200/1000 professionisti che si trasformano all’improvviso in adolescenti in libera uscita? Uno di loro ad esempio potrebbe omettere di comunicare in anticipo un’allergia alle fragole (di cui è composta la coulis del dolce). Una rapida corsa in guardia medica impedirà a lui di gonfiarsi come un palloncino e agli altri ospiti di guastarsi la festa di anniversario aziendale. Il relatore principale del convegno potrebbe perdere il treno da Venezia a Milano (e avere poca dimestichezza con la tecnologia). In questo caso sarà necessario guidare telefonicamente l’esimio professore nella difficile arte del collegamento via Zoom. A volte poi la realtà supera anche le più pessimistiche previsioni.
Come la cantante gospel che, in ritardo di 3 ore, si giustifica dicendo “Ero a Roma a cantare per il Papa”. Come l’AD che, poco prima del discorso urbi et orbi alla rete vendita, si rompe un tacco a spillo. Come 17 ospiti che, in arrivo dalla Sicilia, si perdono in un centro commerciale invece di raggiungere la location. True stories.
Come si gestisce un evento?
Come fanno i marines. E le burlesque performer.
Improvvisare – adattarsi – raggiungere lo scopo.