Event Planner o Investigatori Privati?
Sinceramente? Ho sempre amato Sherlock Holmes e nella mia esperienza di “Location Scout” periodicamente mi sento un’investigatrice.
Cercare e selezionare una location non è mai un’impresa semplice, indipendentemente dal tipo di evento che si deve organizzare. Che si tratti di un anniversario aziendale, di una convention o di un evento di team building, l’organizzazione stessa di un evento è sempre un “avvenimento straordinario” – come dice la definizione della parola.
Che dire, nella nostra era digitale gli eventi rappresentano anche un tramite per condividere quel momento – prima riservato solo agli invitati – con tutti i follower sui canali social. Indubbiamente questi canali agevolano il processo di ricerca di una location, tant’è che sin dal primo contatto via email, i proprietari della location riportano subito il link alla pagina Instagram del luogo, oltre alle canoniche informazioni, a dimostrazione del fatto che – come sostengo – nel 2024 se un’attività di questo tipo non ha una pagina Instagram è come se non esistesse davvero, come se fosse non avesse ancora schiuso il proprio potenziale. Quante volte abbiamo sbirciato il profilo di un ristorante o di una location su IG? Non c’è da stupirsi, perché nel processo di scelta di una location, il materiale fotografico è un elemento essenziale, anzi è proprio il fattore che aiuta a fare una prima scrematura della lista, scartando quelle location che non hanno i requisiti che cerchiamo.
Soft Skills? “Location Scout”
Per prima cosa è fondamentale recepire le richieste del cliente in modo corretto, perché sbagliare ad interpretare il brief potrebbe avere ripercussioni negative, non solo sull’organizzazione del singolo evento, ma anche sulla vostra reputazione come Event Planner – perché il mondo è minuscolo e le voci girano, diciamo che se siete sopravvissuti alle scuole medie potete gestire tutto… ma nel dubbio meglio prendere appunti!
Il processo di “scouting” può richiedere molto tempo e spesso, per trovare la location perfetta è necessario eseguire più round di ricerca. In un certo senso noi Location Scout facciamo il giro delle 7 chiese per voi, prima ancora che voi sappiate quante location ci sono nella vostra area, di modo da proporre solo luoghi davvero adatti al tipo di evento designato.
Sopralluoghi Che Passione!
Per organizzare un evento di successo, bisogna iniziare dalle basi. Potremmo dire che è necessario assicurarsi che i fornitori siano quelli giusti, perché rappresentano il vostro “cuscinetto di sicurezza” in caso di imprevisti. Sapere di aver scelto, ad esempio, i giusti locatari con cui collaborare il giorno dell’evento vi darà una sicurezza maggiore, è quindi essenziale trovare personale collaborativo e professionale, perché sarete voi a dover gestire ciascuno di loro.
C’è sempre un margine di errore, ma noi event planner facciamo in modo di ridurre quel neo fino quasi ad annullarlo, proprio grazie all’organizzazione – quasi maniacale – che a volte inizia anche 1 anno prima dell’evento. E, se il tempo a disposizione è poco, la nostra priorità rimane la stessa: trovare la location perfetta – facendo mille sopralluoghi per organizzare l’evento nei minimi dettagli, secondo i desiderata del cliente, facendo in modo che quel giorno la perfezione tocchi i 25KT. (✨)
Al prossimo rendez-vous,
-Elle