MASTERPLAN: Si può definire come un’autostrada composta da tanti “passi successivi” che unisce un’idea alla sua realizzazione, permettendo di pianificare in anticipo le attività e gli impegni, rendendo possibile una previsione di rischi, necessità e opportunità.
MASTERMIND: “If you fail to plan, you plan to fail. Strategy sets the scene for the tale” = “Se non pianifichi, pianifichi di fallire. La strategia prepara la scena per la narrazione”.
Taylor Swift & il diagramma di Gantt
Infilarsi un turbante dorato purtroppo non regala il dono dell’onniscienza e, come insegnano Gantt e l’unica e sola Taylor Swift nel brano “Mastermind” – ascoltare, prego – PIANIFICARE è sempre la migliore strategia da adottare per ogni attività, specie per quelle più complesse.
Lo è sicuramente quando devi contattare giornalisti da tutta Italia per invitarli ad un evento internazionale. “Always have a backup plan” questo il reminder di Mila Kunis che tengo sulla mia scrivania e che è diventato la regola d’oro del mio lavoro, racchiusa in 5 parole. In questi giorni, dopo aver stilato un programma in più fasi per gestire i recall, mi sono resa conto che forse non sarebbe stato sufficiente – bisogna essere preparati ad ogni evenienza e non sei mai certo di come ti risponderà la persona all’altro capo del telefono. Non so dare una ricetta per questa ‘organizzazione efficiente’ (sono nata a settembre, potete tranquillamente indovinare il mio segno zodiacale e c’è da aspettarsi che io adori stilare liste e programmare qualunque cosa) penso che per me sia quasi automatico.
Il consiglio che posso dare è: aggiornate costantemente i vostri file, a me è utile soprattutto per gestire con coerenza tutte le telefonate che sto facendo ai giornalisti – evitando ad esempio di chiamare la stessa persona in due giorni consecutivi.
Insomma: FINALMENTE non sono più una stagista, ma continuo a non amare le telefonate che però sono necessarie per creare un rapporto con i giornalisti e soprattutto, necessarie se si vuole sperare di avere qualche possibilità che partecipino all’evento – come si suol dire “un male temporaneo per un bene più superiore”, giusto?
Telefonate pianificate per una comunicazione efficace
Comunicare con i giornalisti e saper instaurare un rapporto tramite i giusti canali – sempre senza disturbarli troppo – è esattamente quello di cui si occupa un ufficio stampa. Questo ci aiuta anche per essere sempre aggiornati sulle ultime iniziative delle varie riviste, che possono comprendere, ad esempio, inviti a partecipare a panel come speaker o proposte per inserire i clienti su “speciali” a corredo dei vari numeri nell’arco dell’anno, un’attività che, se fatta con diligenza porta vantaggi preziosi.
Ricordate: pianificare, pianificare, pianificare… con una giusta dose di improvvisazione all’occorrenza!
Per oggi è tutto,
al prossimo rendez-vous.
-Elle